紙の書類を電子化するには？対象・読取り・原本の扱い

紙の書類を電子化するときは、対象の選定、読取り後の確認、保存、原本の扱いを順番に決めます。スキャンした画像があるだけで、原本の保存義務や契約上の要件を満たしたとは判断しません。

書類ごとに電子化の条件を確認する

申込関係書類、顧客から預かった書類、社内資料などを分けます。法令、所属保険会社の指定、委託契約、社内規程で求められる保存方法を確認します。税務関係書類など別制度の対象となるものも、同じ基準で一括処理しないようにします。

読取り後に元の紙と照合する

表は編集部の確認例です。文字認識を使う場合も、認識結果と画像を区別します。検索できることだけで、氏名や日付、数値の読取りが正しいと判断しません。

保存先と閲覧権限を決める

スキャナーの一時保存先、共有フォルダ、端末へのコピーまで確認します。外部の読取りサービスを使う場合は、情報の提供方法や委託先管理も必要です。金融庁のガイドラインは、委託先の選定・契約・取扱状況等の監督を示しています。［1］

委託先への情報共有と管理の確認へ

原本の扱いは別に判断する

確認が終わるまでは原本と電子ファイルを対応付けて管理します。原本を返却・保管・廃棄する判断者と根拠を決め、電子化担当者だけで廃棄しません。保管する場合は場所と期限、廃棄可能な場合は所定の安全な処分方法を確認します。

電子ファイルの名前と保存場所の決め方へ

出典・参考資料

情報確認日：2026年9月25日。公的一次資料を基に独自に要約しています。確認手順・質問例・比較表には編集部の整理を含みます。適用条件と手続きは各制度の窓口・契約先で確認してください。

1. 金融庁・個人情報保護委員会：金融分野における個人情報保護に関するガイドライン

アイキャッチは記事内容をイメージしたAI生成画像です。

制作・編集：保険レピ編集部