業務の棚卸しでは、仕事の名前だけでなく、開始のきっかけ、完了の条件、担当者、使う情報をそろえて記録します。忙しい人を特定するためではなく、負担が集中する理由と改善対象を見つけるために使います。
目次
作業の区切りをそろえる
「更新業務」の一行では、対象抽出、連絡、提案、申込み、提出のどこで時間がかかるか分かりません。一方、クリック一回ごとに分ける必要もありません。担当や待ち時間が変わる単位で区切ると、受渡しを確認しやすくなります。業務の可視化と依頼手順の整理は、中小機構の解説でも挙げられています。［1］
作業時間と待ち時間を分ける
| 項目 | 残す内容の例 |
|---|---|
| 対象期間・件数 | いつの、どの案件を測ったか |
| 実作業 | 入力・確認などに手を動かした時間 |
| 待ち時間 | 顧客回答、社内承認、照会待ち |
| 手戻り | 差戻し理由と追加の作業 |
| 担当 | 主担当と引継ぎ先 |
表は編集部の記録例です。通常案件と例外案件を分け、繁忙期の結果だけを年間の標準としないようにします。複数案件を並行している時間を重複計上しないことも確認します。
記録に出ない仕事も聞き取る
電話の取次ぎ、書類を探す時間、他の担当者への確認なども負担になります。記録だけで把握できなければ、現場へ流れを聞きます。個人の勤務ぶりを推測で評価せず、観測した事実と本人の説明を分けます。
改善する対象を選ぶ
件数、負担、顧客への影響、変更のしやすさを合わせて優先度を決めます。重大な確認漏れは、発生頻度が低くても先に対応すべき場合があります。まず一つの流れを選び、どの工程を変えるか具体化します。
出典・参考資料
情報確認日：2026年9月25日。公的一次資料を基に独自に要約しています。確認手順・質問例・比較表には編集部の整理を含みます。適用条件と手続きは各制度の窓口・契約先で確認してください。
アイキャッチは記事内容をイメージしたAI生成画像です。
制作・編集：保険レピ編集部