事故・災害時の連絡体制は、電話番号の一覧だけでは足りません。誰が情報を集め、誰が判断し、誰に何を伝えるかを決めます。主担当に連絡できない場合の代行と、通常の連絡手段が使えない場合も準備します。
連絡の目的と相手を分ける
人の安全を確保する対応を優先し、その後の安否・業務状況・取引・保険の連絡を整理します。J-Net21のBCP解説には、運用体制、従業員や顧客・供給先の連絡先、情報通信手段、保険情報などを計画に含める考え方が示されています。［1］
次は同資料を踏まえた編集部の一覧例です。すべてを同時に一人で連絡する前提にはしません。
| 相手 | 伝える・確認すること |
|---|---|
| 従業員 | 安全の状況、業務上の指示、次の連絡方法 |
| 顧客・取引先 | 対応できる範囲、納期、窓口 |
| 建物・設備の関係先 | 損傷状況、立入りや復旧の確認 |
| 保険会社・代理店 | 事故の概要、必要資料、受付後の流れ |
担当不在でも判断をつなげる
主担当と代行者を決め、代行できる判断の範囲を共有します。判断者が不在ならすべて止まる、現場ごとに違う説明をする、といった状態を避けるためです。
連絡先は平時に確認し、必要な担当者が取り出せる場所に置きます。個人の連絡先などは必要な範囲で管理し、誰でも閲覧できる状態にしないようにします。
未確認の情報と更新時刻を残す
連絡メモには、情報の確認先、時刻、確認済みの内容、次に調べることを残します。復旧見込みが未確定なら「確認中」と伝え、次にいつ情報を更新するかを決めます。
保険では必要書類や受付番号、担当窓口を記録します。行政や設備管理など別の連絡が必要な場合も、保険への連絡だけで済むとは考えません。
連絡できるかを実際に試す
一斉連絡を送っただけで全員に伝わったとは判断せず、確認できない人をどう扱うか、別の手段は何かを決めます。J-Net21のBCP解説も、電話連絡網や緊急時の通報などの訓練を挙げています。［1］
訓練では誤って実際の事故通報をしないよう関係者に目的を共有し、連絡先・手順の不備を修正します。担当変更や取引先変更の際にも一覧を更新しましょう。
出典・参考資料
情報確認日：2026年9月25日。公的一次資料を基に独自に要約しています。確認手順・質問例・比較表には編集部の整理を含みます。適用条件と手続きは各制度の窓口・契約先で確認してください。
アイキャッチは記事内容をイメージしたAI生成画像です。
制作・編集：保険レピ編集部